Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) Vás informují o tom, jak Česká asociace věřitelů, z.s., IČ 025 04 421, se sídlem Kaprova 42/14, Staré Město, 110 00 Praha 1, (dále jen „Správce“ nebo „Asociace“) získává, uchovává a dále zpracovává Vaše osobní údaje v rámci činnosti Správce (dále jen „Události“).
Obecná ustanovení
Cílem těchto Zásad je dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob (dále jen „GDPR“) poskytnout Vám informace o tom, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme a k jakým účelům a jak dlouho tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy uchováváme, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva Vám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží a jak je mohou uplatňovat.
Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů osob, které jsou klienti, členové spolku, dodavatelé, osoby, které položily dotaz na naší bezplatnou právní poradnu a účastníci společenských akcí pořádaných Správcem (dále jen „Subjekty údajů“), a případně další osoby, které se pořádaných akcí účastní (dále jen „Vy“).
Správce osobních údajů
Správcem Vašich osobních údajů je Česká asociace věřitelů, z.s., IČ 025 04 421, se sídlem Kaprova 42/14, Staré Město, 110 00 Praha 1, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl L, vložka 26610.
Aktuální kontaktní údaje naleznete na https://www.asociaceveritelu.cz/Kontakty.aspx
Účely, způsob a doba zpracování osobních údajů
Vedení evidence o členech spolku
Abychom Vás, jakožto člena Asociace mohli vést v naší databázi a poskytovat Vám všechny benefity členství v Asociaci, potřebujeme znát a dále zpracovávat Vaše osobní údaje. Osobní údaje zpracováváme za účelem poskytování členského servisu našim členům a za účelem kontroly úhrady členských poplatků. Právním základem takového zpracování je tedy plnění smlouvy uzavřené mezi Vámi nebo Vaší společností a Správcem. V případě, že nemáte zájem získávat monitoring legislativy a další členské benefity, ani být nadále evidován v naší členské databázi, můžete nás o tomto jednoduše informovat prostřednictvím emailu sekretariat@asociaceveritelu.cz nebo písemně na adresu sídla Správce.
Zpracováváme pouze osobní údaje, které od Vás získáme na základě Vaší přihlášky. Jedná se tak zejména o Vaše následující osobní údaje:
- jméno, příjmení;
- datum narození;
- akademické tituly;
- telefon;
- e-mail;
- obchodní firma;
- IČO;
- DIČ;
- sídlo;
- pracovní zařazení;
- údaje o uhrazených členských poplatcích a případně další Vámi poskytnuté osobní údaje
Vaše osobní údaje podle tohoto článku Zásad zpracováváme po dobu Vašeho členství v Asociaci, a dále po dobu 5 let od ukončení Vašeho členství v Asociaci.
Tyto osobní údaje nejsou zpracovávány automatizovaně.
Evidence dotazů v bezplatné poradně
V případě, že nám zašlete dotaz do naší právní poradny, evidujeme Vaše jméno, příjmení, e-mailovou adresu a případně telefonní číslo. Tyto osobní údaje zpracováváme za účelem Vašeho kontaktování s odpovědí na položené dotazy, a dále za účelem možnosti zasílání obchodních nabídek a reklamních sdělení.
V případě, že nemáte zájem, aby Vaše osobní údaje byly dále zpracovávány, můžete nás o tomto jednoduše informovat prostřednictvím e-mailu sekretariat@asociaceveritelu.cz nebo písemně na adresu sídla Správce.
Takto zpracovávané osobní údaje uchováváme po dobu 10 let od zodpovězení dotazu.
Správce nenese odpovědnost za záznamy pořízené a zveřejněné jinými subjekty a dále Správce prohlašuje, že tyto osobní údaje nejsou zpracovávány automatizovaně.
Dodavatelé
V případě, že nám dodáváte jakékoli služby nebo zboží, evidujeme Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro plnění smlouvy, a zároveň pro řádné vedení účetnictví. Zejména se tedy jedná o jméno, příjmení, datum narození, IČO DIČ, adresu sídla, e-mailovou adresu, telefonní kontakt, platební údaje. Takto zpracovávané osobní údaje uchováváme po dobu, po kterou tak vyžadují předpisy o účetnictví.
Účastníci přednášek pořádaných Správcem
V rámci jednotlivých Událostí je Správcem pořizován obrazový záznam, a to v podobě fotografie a/nebo videozáznamu. Na těchto záznamech nebude uvedeno Vaše jméno ani jiný údaj, který by Vás identifikoval s výjimkou Vaší podoby. Takovéto obrazové záznamy budou obvykle zahrnovat skupinky více lidí a nebude se jednat o Váš portrét. Takovéto obrazové záznamy mohou být za účelem informování o činnosti Správce a za marketingovými účely zveřejňovány na webových stránkách, sociálních sítích správce, případně i v tištěných médiích.
V případě, že nemáte zájem, aby Vaše obrazové záznamy byly uveřejněny tak, jak je popsáno v předchozím odstavci, můžete nás o tomto jednoduše informovat prostřednictvím e-mailu sekretariat@asociaceveritelu.cz nebo písemně na adresu sídla Správce.
Takto zpracovávané osobní údaje uchováváme po dobu po dobu 10 let od pořízení fotografie.
Kterým třetím stranám osobní údaje předáváme
Správce při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané Správcem, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od Správce a nesmí je využívat jinak. Jedná se zejména o:
- dodavatele IT systémů a dalších dodavatelů IT služeb, kteří mohou mít v určitých případech přístup k Vašim osobním údajům, zejména se jedná o dodavatele účetního programu;
- externí právní zástupci, pokud je to nezbytné pro vymáhání pohledávek nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů;
- poskytovatel účetních a daňových služeb;
- poskytovatel administrativně správních služeb;
- externí poskytovatel mediálních a PR služeb.
Se zpracovateli osobních údajů dle předešlého odstavce jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují nejméně stejnou úroveň ochrany vašich osobních údajů jako tyto Zásady ochrany osobních údajů.
Správce v rámci plnění svých zákonných povinností předává Vaše osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.
V případě, že pořádáme některou z našich přednášek, předáváme jméno a příjmení účastníků přihlášených na přednášku subjektu se kterým přednášku spolupořádáme. Obvykle se jedná o advokátní kancelář, případně jiného odborníka dle tématu dané přednášky.
Zabezpečení osobních údajů
Správce zavedl a udržuje nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší péčí s ohledem na Vaše práva, odpovídající možnému hrozícímu riziku. Zároveň zohledňuje stav technologického vývoje s cílem chránit osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k citlivým údajům a dokladům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarová ochrana zařízení, na kterých jsou uložena osobní data a další.
Pracovníci Správce jsou vázáni povinností mlčenlivosti o všech skutečnostech týkajících se Vás, a to i po skončení pracovního či jiného poměru. Podepsané prohlášení o mlčenlivosti je součástí pracovní smlouvy všech pracovníků Správce.
Vaše práva k osobním údajům
Pokud uplatníte jakékoliv své právo podle tohoto čl. 6 nebo dle platných právních předpisů, informujeme o přijatém opatření nebo vymazání Vašich osobních údajů nebo omezení zpracování v souladu s Vaším požadavkem každého příjemce, kterému byly tyto údaje poskytnuty podle čl. 6 těchto Zásad, pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.
Pokud si přejete uplatnit tato práva a/nebo získat příslušné informace, můžete nás kontaktovat prostřednictvím e-mailu sekretariat@asociaceveritelu.cz nebo písemně na adresu sídla Správce.
Pokud budete svá práva uplatňovat, můžeme od Vás požadovat poskytnutí některých identifikačních informací, které jste nám poskytli. Poskytnutí takových údajů je nezbytné pro ověření, zda byl příslušný požadavek skutečně zaslán Vámi. Odpovíme vám do jednoho měsíce po obdržení vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu prodloužit o dva měsíce.
Právo na přístup k osobním údajům
Dle čl. 15 GDPR máte právo na přístup k Vaším osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od Správce:
- potvrzení, zda zpracovává jeho osobní údaje,
- informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od Správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
- v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.
V případě opakované žádosti bude Správce oprávněn za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
Právo na opravu nepřesných údajů
Dle čl. 16 GDPR máte právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o Vás Správce zpracovává. Máte rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň jste povinen poskytnout součinnost Správci, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o Vás zpracovává, nejsou přesné. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti.
Právo na výmaz osobních údajů
Dle čl. 17 GDPR máte právo na výmaz osobních údajů, které se Vás týkají, pokud Správce neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Správce má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány.
Právo na omezení zpracování
Dle čl. 18 GDPR máte do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování.
Právo na přenositelnost osobních údajů
Dle čl. 20 GDPR máte právo na přenositelnost údajů, které se Vás týkají a které jste nám, jakožto správci poskytli, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Zároveň máte právo nás žádat o předání těchto údajů jinému správci.
V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět.
Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
Dle čl. 21 GDPR máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů Správcem. V případě, že Správce neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, Správce zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.
Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
Pokud udělíte Správci souhlas se zpracováním osobních údajů je možné jej kdykoliv odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to buď písemně na adresu sídla Správce, nebo prostřednictvím e-mailové adresy sekretariat@asociaceveritelu.cz.
Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů
Máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracovávání Vašich osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: www.uoou.cz.